Cómo hacer un balance contable

Para muchas pymes, realizar un correcto balance contable que se adecúe a las pautas del Plan General Contable puede resultar algo complicado. Sobre todo, si no están especializadas en economía o cualquier otro tipo de asunto relacionado. Este balance sirve para evaluar la salud financiera de la compañía tras analizar los datos del ejercicio económico. También define el riesgo que asumen al conceder financiación. Denominada balance de situación, es un documento clave para la empresa dividido en las cuentas del activo y las del pasivo. Forma parte, además, del grupo de cuentas anuales que se deben depositar en el Registro Mercantil, de ahí su importancia. Descubre cómo hacer un buen balance contable en sencillos pasos.

Respeta la estructura del balance contable

Para realizar un buen balance contable, lo primero que se debe tener en cuenta es respetar la estructura del informe que vamos a realizar. Esta está formada por dos secciones principales: en una parte se sitúan las cuentas del Activo y en la otra las del Pasivo y del Patrimonio Neto. Uno representa lo que tiene la empresa y el otro cómo lo ha conseguido. Es importante saber que los dos bloques deben contar con el mismo importe, plasmándose en una ecuación muy sencilla: Activo = Pasivo + Patrimonio Neto.

Establece la fecha de referencia

Para que el conjunto de valores obtenidos en el informe del balance sean fiables, es importante tener en cuenta la fecha de referencia. Todas las facturas y operaciones (amortizaciones, regularizaciones, provisiones), deben contar con una fecha correctamente registrada. La fecha es un elemento fundamental, pues de esta forma podemos mantener un orden y saber cuál de dichos documentos se ha realizado en el ejercicio económico que estamos analizando sin ningún tipo de dudas.

Nivel de agrupación

Otro paso muy importante a tener en cuenta a la hora de realizar el balance contable de la empresa es determinar el nivel de agrupación. Es posible realizar un informe sencillo, tan solo con los apartados básicos a tener en cuenta, o uno que cuente con un desglose más amplio y detallado con partidas intermedias. Esto se debe decidir antes de realizar el documento, de forma que podamos trabajar sobre él con unas bases seguras de lo que queremos transmitir con el mismo y qué se debe ver reflejado.

Diferencia el corto y el largo plazo

Otro punto importante es tener claro que se deben crear capítulos diferentes para representar el corto y el largo plazo. Para ello, lo esencial es separar el activo fijo (aquí encontramos el largo plazo), del activo circulante (que es el del uso efectivo en el año). El procedimiento con el pasivo es igual al anterior. Se debe separar la deuda a pagar antes de un año de la que se puede pagar después a largo plazo.

El activo fijo

El activo fijo es el que representa las cuentas del Grupo 2 y, como se mencionaba en el punto anterior, representa las cuentas a largo plazo de la empresa. Este se suele distinguir en tres tipos: inmovilizado material (maquinaria, terrenos, etc.); inmovilizado inmaterial (patentes, por ejemplo); e inversiones financieras a largo plazo. Es importante separarlo del activo circulante en el informe si queremos realizarlo de forma correcta.

El activo circulante

El activo circulante, por su parte, incluye cuentas recogidas en los grupos 3, 4 y 5. Está más centrado en el corto plazo que el anterior. También encontramos tres tipos: los acreedores y deudores comerciales (aquellos clientes que pagan las facturas a plazo); existencias de productos y materias primas; y la tesorería (efectivo y cuentas corrientes). Una buena idea para adelantar el cobro de facturas es emplear pagarés, títulos muy sólidos empleados para asegurar las operaciones comerciales.

El patrimonio neto

El patrimonio neto es parte del Grupo 1 dentro de las cuentas de la empresa y se refleja en la columna del pasivo, separándolo del activo. Este suele reflejar elementos como el capital social o la contribución de los socios; las subvenciones otorgadas a la compañía; y el resultado del ejercicio actual así como de los anteriores. Este último reflejará en detalle la cuenta de pérdidas y ganancias, lo que minorará o aumentará el patrimonio según el caso.

El pasivo fijo

También conocido por pasivo no corriente. Está formado por las deudas y obligaciones de la empresa a largo plazo, cuyo vencimiento es mayor a un año. El pasivo fijo se muestra en la columna derecha del balance, junto con el pasivo corriente o circulante y el patrimonio neto. Algunos ejemplos puedes ser los préstamos hipotecarios u otros préstamos bancarios, aunque no todos se pueden considerar a largo plazo, por lo que es convenientes estudiarlos previamente para saber dónde colocarlos en el interior del informe.

El pasivo circulante

El pasivo circulante, también conocido como pasivo corriente, recoge todas aquellas deudas que hay que pagar a corto plazo, es decir antes de un año. Se representa dentro del balance contable en la columna de la derecha, dentro de los estados financieros. Algunos ejemplos de pasivo circulante pueden ser las deudas comerciales (las facturas que se les debe a los proveedores), las financieras (aquellas contraídas con entidades de crédito), y los impuestos que quedan pendientes de liquidación.

Calcula los totales y subtotales

En primer lugar, se debe identificar cada uno delos grupos y capítulos con las sumas correspondientes. La ecuación final deberá quedar: Activo = Pasivo + Patrimonio Neto. Se puede realizar un balance contable con el objetivo de tener resultados mensuales, trimestrales o anuales. Esta es una buena idea para poder tener la posibilidad de compararlos entre sí. Los datos obtenidos de cada uno de ellos, son muy válidos para contrastarlos con los demás realizados en ejercicios anteriores. De este modo, se puede ver cómo han evolucionado las partidas. Un consejo a la hora de conseguir tener un balance fuerte es cuidar la solvencia y productividad de los activos. El activo circulante debe cubrir los gastos y obligaciones a corto plazo. En aso contrario, la empresa se podría enfrentar a problemas económicos. Fuente: Cómo hacer un balance contable